File Omen's: MAIL MERGE PADA MS.WORD 2003 DAN 2007

Mail Merge pada MS Word 2003 & 2007

Sebentar lagi anak-anak TK sekitar kita akan memasuki masa pembagian hasil prestasi mereka (rapotan). Kesibukan setiap hari bagai tidak habis-habisnya saya saksikan. Kurang tidur lah…..batuk-batuk sampai lemas-lemas. Tidak ada salahnya kan kalau kita sebagai suami ikut meraskan kerepotan isteri, di samping yang dibantu juga tidak terlalu banyak, pastinya akan hepi-hepi aja kalau yang dibantu isteri tercinta ……. :P

Jadilah membantu menggandakan (print) segala bentuk tulisan yang berlembar-lembar banyaknya. Syukur alhamdulillah, kemudahan dapat ditemukan dalam penggunaan media Word 2003 ++sebenarnya sih fasilitas ginian dah lama yaa..++ ketika kita membutuhkan penggandaan massal dari sumber yang sama. Mail Merge deh yang jadi andalan.

Hari ini, saya posting pengalaman ini karena satu sebab, yang digandakan lebih dari seribu lembar kawan !!! Bisa dibayangkan kalo setiap anak (siswa) ditulis satu persatu, lembar demi lembar. (?)

Ok, berbagi pengalaman dengan kawan kan bernilai pahala (mudah2an), terutama bagi kawan-kawan yang baru mengenal fasilitas ini di Word 2003. Selamat mengikuti.

Mail Merge atau surat masal adalah sebuah fasilitas dari Word untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Secara teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan, kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.

Pertama yang harus kita lakukan adalah membuat surat atau dokumen utama terlebih dahulu, kemudian untuk memulai membuat Mail Marge buka menu Tools >> Leters and Mailings, setelah itu muncul Mail Merge disebelah kanan layar, langkah selanjutnya adalah :

Pilih Leters pada pilihan type document
Lalu klik Step yang ada di bagian bawah : Starting Document
Pilih Use The Current Document
Lalu klik Next Step yaitu : Select Recipients
Pada Step selanjutnya kita di perintah untuk memasukkan datanya dalam bentuk tabel yang terdiri dari nama yang dituju dan alamat surat dll, sebagai contoh: hal itu dilakukan dengan menekan Browse. Catatan : data dapat berbentuk Excel, word ataupun access.
Setelah database masuk kita pilih kembali pada Step Write to Letter
Selanjutnya pilih More Item akan muncul jendela berisi judul dari File data tersebut
Pilihlah sesuai dengan apa yang ingin kita butuhkan, contoh : kita akan mengisikan alamat surat, kita pilih di kotak tersebut alamat surat dan lalu tekan OK
Hasil pada surat atau dokumen akan terlihat << alamat surat >> lalu Next Preview your Letter pada Step akan tampak data-datanya
Untuk berpindah ke data selanjutnya cukup menekan pada daerah Preview Your Letter dengan tombol panah kanan dan kiri
Untuk recipient itu menunjukkan posisi record yang sedang di baca
Untuk mengakhiri tekan Step Complete

Jika anda telah menggunakan MS. Word 2007 ikuti petunjuk berikut :

Fasilitas Mail Merge tentu sudah dikenal. Namun dengan berkembangnya Microsoft Word 2003 ke Microsoft Word 2007, pengguna akan sedikit mengalami kesulitan. Pada Tutorial kali ini, kita akan membahas langkah-langkah sederhana menggunakan mail merge pada Microsoft Word 2007:

1. Tuliskan kata Kepada dan di pada lembar kerja Ms Word 2007 seperti di gambar:

2. Pilih menu Mailings

3. Pilih menut start Mail Merge

4. Pilih menu Step by step Mail Merge Wizard

5. Di sebelah kanan akan muncul sub menu mail merge. Pilih letters untuk membuat tipe dokumen dalam bentuk surat. Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di bawah.

6. Pada step ke-2, pilihlah use the current document untuk menggunakan dokumen yang sedang digunakan atau pada saat awal telah di buat.Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di bawah.

7. Pilih lah Type a new list untuk membuat daftar atau data baru yang akan digunakan atau dimauskan ke dalam surat. Lanjutkan dengan menekan menu create.

8. Setelah muncul menu New addres list, pilih sub menu Customize Address list. sub menu ini digunakan jika kita hendak mengganti judul data yang akan di masukan.

9.Pada sub menu tersebut telah terdapat daftar judul data. Untuk menghapusnya tekan menu Delete.

10. Untuk memasukan judul data yang baru sesuai keinginan, pilihlah menu Add. Isi kolom kosong yang tersedia dengan judul data yang dibutuhkan dengan menekan menu insert. Tekan OK untuk mengakhiri. Sebagai contoh : nama, tempat (lihat gambar)

11. Setelah proses itu selesai, isilah judul data dengan data-data yang dibutuhkan dengan menekan menu new entry. Contoh : judul nama diisi dengan Rudi, Desy, Hadi, Romy.Untuk mengakhiri tekan OK

12. Secara otomatis akan muncul menu save. Simpanlah data yang tadi telah dibuat, misalnya di my dockumen. Beri nama file data tersebut, misalnya latihan mail merge. Setelah itu akan muncul menu mail merge recipients. Jika sudah yakin dengan data yang dimasukan pilih lah OK.